В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.97 № 11, устанавливающим порядок государственного учета документов государственной и не государственной части Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью, ежегодно проводится паспортизация ведомственных архивов учреждений, организаций, предприятий – источников комплектования районного архива по состоянию на 1 декабря.
Ежегодно вносятся изменения и дополнения в список источников комплектования Ядринского райархива, в который входят 63 организации, учреждения, предприятия района. Это - все отделы райадминистрации, городское и сельские поселения, ряд учреждений, предприятий района, Ядринское райпо, сельхозкооперативы - собственники документов негосударственной части Архивного фонда Чувашской Республики, заключившие с райархивом договора о сотрудничестве.
В течение октября-ноября 2010 г. проводилось анкетирование организаций, предприятий, учреждений – источников комплектования райархива. По состоянию на 1 декабря 2010 г. проведена паспортизация ведомственных архивов.
Проведенное обследование выявило, что, в основном, делопроизводство в организациях ведется в соответствии с существующими требованиями государственной архивной службы. В 63 организациях имеются согласованные инструкции по делопроизводству, в том числе в 15 негосударственных структурах, номенклатуры дел 39 организаций согласованы с райархивом, что нельзя сказать о сельхозпредприятиях, где делопроизводство ведется произвольно, номенклатуры дел не разрабатываются и не внедряются.
На ведомственном хранении в организациях-источниках комплектования райархива находятся 7122 единиц хранения управленческой документации за 1925-2007 гг. (в т.ч. более 3602 похозяйственные книги), из них внесены в описи, утвержденные экспертно-проверочной комиссией Минкультуры, 6332 единицы хранения, что составляет 89 процентов.
Паспортизации были подвергнуты предприятия, организации, ранее не являвшиеся источниками комплектования и включенные в список в последние 2 года, в которых документация длительное время не приводилась в порядок, что повлекло за собой снижение общего процента упорядочения дел по району и по республике.
За длительный период не описаны документы отдела архитектуры райадминистрации, а также, специалиста, курирующего вопросы спорта в районе. Не упорядочены до сих пор документы в Ядринском сельском, Мочарском поселениях. Имеют задолженности по обработке документов СХПК «Дружба», СХПК «Шуматовский», СХПК им. Ульянова, СХПК «Герой». Несмотря на напоминание о необходимости предоставления в райархив учетных материалов, руководители не приняли необходимых мер по организации работы в области делопроизводства.
В то же время прокуратура Ядринского района, Ядринский районный суд, финансовый отдел райадминистрации, отдел социальной защиты населения Ядринского района Чувашской Республики Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики, отделение федерального казначейства согласовывают свои номенклатуры, передают документы на хранение в архив без напоминаний.
В целом, по району на ведомственном хранении в организациях – источниках–комплектования, сверх срока, находятся около 774 единицы хранения.
Паспортизация показала, что только 48 организаций, из 63, имеют отдельные помещения под архив, а штатных работников ведомственных архивов имеют три организации.
Отсутствие помещений, штатных работников, нарушение сроков упорядочения приводит к утрате документов, имеющих историческое, культурное и практическое значение, что, в большей мере, касается документов по личному составу.
По данным паспортизации, на ведомственном хранении в организациях – источниках комплектования райархива находятся 19056 единиц хранения по личному составу за 1922-2007 г.г., из них внесены в описи 18803 дел.
За последние 2 года на хранение поступили дела по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников: ГУП “Ядринрайгаз” ГУП “Чувашгаз”, СХПК «Аврора», колхоза «Кировец», СХПК «Ленинец», колхозов «Луч», «Быстрый», «Слава», «Знамя», МУП «УК в ЖКХ г. Ядрин», СХПК «Новая жизнь», подразделения № 3 филиала "Констрактор" Межрегиональной общественной организации инвалидов "Гефест-С", дочернего общества с ограниченной ответственностью "Модуль" открытого акционерного общества "Строительный трест № 3". Несмотря на загруженность архивохранилища, районная администрация и райархив не отказывают в приеме дел по личному составу от ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников. Однако не все руководители обращают на это внимание. Так, очень много обращений граждан поступает по СХПК «Победа», ООО им. Тимирязева, документы, которые до сих пор не поступили в райархив. Тысячи дел на местах остаются фактически бесхозными, что затрудняет исполнение социально-правовых запросов граждан и несет угрозу безвозвратной утраты документов.
Главный специалист-эксперт
Ядринской райадминистрации М.В.Ильина