Сегодня, вспоминая непростую историю зарождения города, невольно задумываешься об архиве, который сыграл важнейшую роль, сумел выполнить поставленную перед ним задачу – собрать и сохранить документы, которые позволяют нам изучать историю социального, экономического и культурного строительства в районе.
Ядринское уездное архивное бюро было организовано 25 сентября 1924 года. На должность уполномоченного был назначен Новиков Н.П. Архивное бюро размещалось в здании УИК по ул. Советская в г. Ядрине. В помощь уполномоченному Новикову был назначен архивариус Прытков К.К., который в первое время приводил в порядок документы бывшей Земской управы за 1865-1916 гг., Норусовского Совдепа, Ядринского УИК и др. С августа 1925 года в архиве начал работать Тугаринов Н.А., впоследствии работали Крынецкий И.Н., Здорнова А.П., Молякова В.К., Климова Т.И., Ильина М.И., Громова В.В.
Со второй половины 1927 года начался новый период архивного строительства ЧАССР – период перестройки его на основе научных принципов организации, разработанных советской архивной наукой. Начало его совпало с реформой внутреннего административно - территориального деления ЧАССР. С 1 октября 1927 года в республике было упразднено деление на уезды и волости, вместо которых были введены районы. Вместо 5 уездов и волостей в ЧАССР были образованы 17 районов, в том числе и Ядринский. Бывший уездной архив был преобразован в Ядринский районный архив и уполномоченный стал называться заведующим районным архивом. Райархив в своей деятельности подчинялся как Архивному управлению НКВД ЧАССР, так и Президиуму Ядринского РИК.
С 1927 года начата работа по упорядочению внутри архивной деятельности: экспертиза состава архивных фондов и выделение материалов не подлежащих хранению, составление основных видов учетной документации на фонды, разделение фондов на дореволюционные и послереволюционные периоды. В связи с реформой внутреннего административно-территориального, деления в райархив начался массовый прием материалов ликвидированных учреждений. Только в 1928 году принято 86257 ед. хранения и 10 686 книг. Приведенные в порядок документы архив сдавал в ЦГА. Только в 1932-1933 гг. в ЦГА из Ядринского архива были сданы более 60 тыс. дел.
Архив находился в тяжелом положении, нормальных условий для работы не было. За период с 1925 по 1939 годы архив перевозился в разные здания 6 раз. В 1935 году архив находился в подвальном помещении десятилетней школы. Вот, как описывает заведующий архивом Крынецкий условия хранения документов в сообщении ЦАУ ЧАССР в 1936 году: «Подвальное помещение всю зиму не отапливалось. Из-за сильных сквозняков оконные стекла часто бились. В открытые проемы попадал снег. Сырость и холод распространялись с невероятной скоростью. Мороз пробирал меня с ног до головы. В таких условиях приходилось работать не по часам, а лишь по минутам. Я часто выхожу погреться на солнце. Многие документы из-за повышенной влажности отсырели и покрылись плесенью. Большая часть документов (богослужебные документы, документы колхозов и сельских Советов) в присутствии представителя ЦАУ Семенова были сданы в Союзутиль»1. В начале 1937 года архив был перемещен в здание Михаило-Архангельской церкви. В отчете за 1937 год обстоятельно описывается жизнь документов в этом здании: «Постановлением Ядринского РИК бывшее церковное здание передано райсобесу под школу слепых. В настоящее время ведутся работы по сносу колокольни и ограды. Из-за рухнувшего колокола обвалились толстые слои штукатурки потолка в архивохранилище. В углу пробило даже крышу и потолок рабочей комнаты и канцелярии архива. За отсутствием ограды и сторожа выбиты все стекла…».2 Так, ценнейшие материалы погибали, терялись. Часть документов расхищалась, часть - уничтожена огнем. Заведующие архивом ходили по всем инстанциям с просьбой выделить надлежащее помещение и средства, но дело с мертвой точки не сдвигалось, а документы продолжали гибнуть.
На основании приказа НКВД СССР от 17 января 1939 года рай(гор) архивы передаются в ведение НКВД. 15 марта 1939 года Ядринский райархив из ведения райисполкома был предан в ведение райотдела НКВД. Из акта приема-сдачи документов видно, что в архиве было 183 фонда с 50114 делами, хотя положение архива по-прежнему оставалось тяжелым. После выхода в свет приказа НКВД СССР от 16 марта 1944 года об улучшении работы городских и районных архивов, СНК ЧАССР принял постановление от 5 июля 1944 года о создании при всех райисполкомах государственных архивов. С 5 июля 1944 года – Ядринский районный государственный архив. В 1953 году под архив выделены здания по ул. Ленина № 18 и 67, которые были отремонтированы, установили в них стеллажи, полки и впервые за несколько лет в архив начали принимать документы. В сентябре 1955 года райгосархив был подчинен местному Совету, тем самым было устранено не совсем удобное положение, когда архивы хотя и находились при райисполкоме, но подчинялись органам внутренних дел. В 1963 году Совмин ЧАССР принял постановление «О мерах по улучшению архивного дела в республике», а 16 июня 1965 года в исполкоме Ядринского райсовета депутатов трудящихся рассмотрели вопрос «О мерах по улучшению архивного дела в районе», и, конечно же, после этого работа архива значительно оживилась. Была проведена работа по улучшению учетных данных на архивные материалы, экспертизе и описанию документов, усилился контроль за состоянием и хранением документов в ведомственных архивах, улучшилось качество научно-технической обработки. В 1968 году на заседании исполкома райсовета впервые был утвержден список № 1 учреждений, организаций и предприятий района, документы которых подлежат обязательному приему в райгосархив. Работа архива стала более плановой и целенаправленной, стали разрабатываться графики завершения обработки и передачи дел в райгосархив, архив усилил работу с подконтрольными учреждениями списки № 1. Если в первые десятилетия архив стремился сконцентрировать документы в архивохранилище как можно больше и выделить из них макулатуру как можно скорее, то перед архивом встала проблема создания полноценного научно-справочного аппарата. Описи раньше не раскрывали полно и правильно содержания архивных фондов, не было качественно составленных исторических справок, а теперь в практику архивов вошел новый вид архивной работы: переработка и усовершенствование. Так, за период работы зав. архивом Климовой Т.И. (1973-1987гг.) были подвергнуты экспертизе документы 200 фондов и выделены к уничтожению более 19 тыс. дел. За время работы Громовой В.В. (1989-2002 гг.) свыше 7 тыс. дел постоянного хранения и по личному составу более 9 тыс. утверждены экспертно-проверочной методической комиссией, принято на госхранение управленческой документации – более 5 тысяч, усовершенствовано - более 5 тысяч, предано в Центральный Государственный Архив Чувашской Республики – 3740 дел, исполнено – 1963 запросов социально–правового характера.
В связи с принятием Декларации о суверенитете республики от 24 октября 1990 года Ядринский райгосархив ЧАССР был преобразован в Ядринский райгосархив ЧССР, а с 13 февраля 1992 - Чувашской Республики.
На сессии Ядринского районного Совета народных депутатов 21 созыва от 27 октября 1993 года райгосархив преобразован в отдел по делам архивов Ядринской районной администрации. Тем самым была укреплена правовая основа архивного учреждения в районе. Архив получил правовой статус с постоянным составом документов, а архивные фонды отнесены к муниципальной собственности.
В последние годы (с 1961 по 2004 гг.) Ядринский архив размещался в приспособленном помещении на II-ом и III-ем этажах Ядринской централизованной библиотечной системы по ул. К.Маркса дом № 27. (бывшее здание купца Дерстуганова). Здесь были оборудованы рабочий кабинет, читальный зал и 3 архивохранилища.
Сегодня Ядринский районный архив является одним из старейших в республике. В нем сконцентрировано 368 фондов и 30 017 ед. хранения. В виду того, что в последние годы загруженность архивохранилища составила 100%, а так же в целях улучшения условий для архива Ядринская районная администрация изыскала средства и выделила помещения под архив, площадью 124 кв. метра в здании, находящемся на балансе муниципальной собственности. В январе 2004 года завершен капитальный ремонт и осуществлен переезд в новое обустроенное помещение. В здании наряду с архивом находится детская школа искусств. В архивном помещении предусмотрены 3 архивохранилища. Рабочая комната изолирована от помещений хранилищ, которые безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления и имеют запасный выход. В архиве проведена работа по сплошному переоборачиванию связок дел в плотную новую бумагу и замене старых ярлыков на новые с соответствующими записями. Архивные фонды в хранилище размещены в порядке валовой нумерации. В архивохранилищах установлены также топографические пофондовые и постеллажные указатели с указанием номеров и названий фондов. Для каждого хранилища были разработаны схемы расположения номеров фондов на стеллажах. Все помещения архива, а также стеллажи, полки пронумерованы. Стеллажи пронумерованы самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах – сверху вниз слева направо. С января 2006 года в райархиве начата работа по картонированию поступающих документов на хранение.
Температурно-влажностный и световой режим хранения в архивохранилищах поддерживаются. Принимаются меры по соблюдению санитарно-гигиенического режима хранения документов. Практикуется проведение санитарных дней; в летнее время в сухую погоду хранилища проветриваются; связки с делами, завернутые в плотную бумагу, протираются влажной тряпкой. Кроме того, в архиве ведется работа по улучшению физического состояния дел за счет подшивки в новые обложки и ремонта документов; а также по размещению новых фондов. Все текущие изменения в составе и объеме документов отмечаются вовремя. Все изменения заносятся в паспорт архива, своевременно составляются карточки фондов на новые поступления (в 2-х экз.), вносятся изменения в фондовый каталог.
Созданы все необходимые условия для хранения документов. С целью создания источниковой базы по истории района и качественного формирования Архивного фонда Чувашской Республики, в список источников комплектования включены 76 учреждений, организаций и предприятий, которые представляют 14 отраслей и Ядринскую территориальную избирательную комиссию и такой состав довольно полно характеризует сложившуюся структуру народного хозяйства в районе, и позволяет отбирать на постоянное хранение документы всех ведущих и значимых организаций. С негосударственными структурами архив работает на договорной основе. Работа ведется согласно принимаемому годовому плану, а также графику согласования номенклатуры дел, проверкам состояния работы с документами в организациях, упорядочению и приеме-передачи документов в районный архив. Выписки из планов и графиков доводятся до всех источников комплектования.
В течение 1990-2006 годов на постоянное хранение в районный архив поступило около 10 тысяч дел управленческой документации, а так же документы по личному составу от ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников.
В последние годы архив активизировал работу по комплектованию документов личного происхождения. Связано это с обращением учащихся, краеведов, учителей к документам о жизни и деятельности отдельных лиц, об истории и развитии Ядринского района. Исследователи, не всегда находят документы по уездной истории города и района (переданы на хранение в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики») или об отдельных личностях. Несовершенство состава документов объясняются переполнением архива в прошлые годы и особенностями его комплектования. Он пополнялся, главным образом, управленческой документацией. Ушли в далекое прошлое истории революционные преобразования, коллективизация, жизнедеятельность пионерских и комсомольских организаций. Чтобы сохранить документальные свидетельства о современном городе и его жителях, архив комплектуется документами личного происхождения. На экспертно-проверочной методической комиссии Госкомархива Чувашской Республики были утверждены документы документы Бажайкина М.Г - ветерана Великой Отечественной войны и труда, председателя Совета ветеранов и труда; Филимонова А.Я.- ветерана Великой Отечественной войны, председателя Ядринского районного народного суда; Трофимова Н.Т. - заместителя редактора Ядринской районной газеты “Знамя труда”, отличника печати Гоcкомиздата Чувашской АССР, члена правления союза писателей Чувашской АССР; Ильиных Зои Ивановны – учителя-методиста, отличника народного просвещения, ветерана труда и Ильи Николаевича – инструктора райкома ВЛКСМ, 2-го секретаря райкома КПСС и исполкома Ядринского районного Совета народных депутатов, ветерана труда; Токсубаевой Р.В. – заслуженного учителя Чувашской АССР, отличника народного просвещения; Синицина Б.И.- ветерана труда, председателя колхоза «Аврора» и многие другие документы людей, оставивших значительный вклад в развитии Ядринского района. Архивные фонды личного происхождения представлены документами, относящимися к творческой, служебной, общественной деятельности фондообразователей, а также документами личной переписки, изобразительными документами, фотографиями, документами о фондообразователях, документами, собранными самими фондообразователями.
Поступающие документы не оседают мертвым грузом в хранилищах архива. Они используются архивом так, чтобы остались в памяти людской жизнь и деятельность, заслуги и подвиги ядринцев. Документы применяются для того, чтобы разбудить интерес к родной земле, к нашему Ядринскому району.
Ежегодно на основе поступающих и имеющихся архивных фондов проводятся беседы, оформляются стенды и выставки. Для районной газеты готовятся статьи об ярких и знаменательных личностях района и города. По местному радио озвучиваются передачи на актуальную тему.
В последние годы так же значительно активизировалась работа архива по публикации и использованию архивных документов. Одним из основных направлений в его деятельности стало изучение потребностей органов местного самоуправления, учреждений, организаций, промышленных и сельскохозяйственных предприятий в документной информации и систематическое информирование их о документах архива по актуальным проблемам социально-экономического развития района, а также о юбилейных и знаменательных событиях в истории района, города, сельских Советов, учреждений здравоохранения, культуры, учебных заведений, промышленных и сельскохозяйственных предприятий. Так, в последние годы были подготовлены информации о населении, состоянии городского хозяйства, развитии экономики, культуры, здравоохранения, народного образования.
Ежегодно на основе изучения архивных фондов, материалов периодической печати составляются и направляются в районную администрацию информации об юбилейных и памятных датах года, которые используются при подготовке празднования юбилейных мероприятий. Кроме того, архив проводит инициативное информирование учреждений, предприятий района, отмечающих юбилей, о материалах архива по их истории организации и деятельности. Также проводится систематическое информирование населения через районную газету «Знамя труда» об истории района, о жизни и деятельности выдающихся людей района, об юбилейных и памятных датах района. В статьях освещаются и основные моменты работы архива, принимаемые меры по обеспечению сохранности документов, состоянии делопроизводства в ведомственных архивах и упорядочении документов в них.
В целях патриотического воспитания подрастающего поколения для школьников проводятся беседы о важности архивов, ценности исторических документов, в ходе которых ребята знакомятся с историей города Ядрина и района, биографиями выдающихся людей, с фотографиями и документами владельцев фондов личного происхождения, в том числе участников Великой Отечественной войны и тружеников тыла.
Документы архива используются для выставок на различные темы
В рабочем кабинете оформлен постоянно действующий стенд «В помощь ведомственным архивам» с разделами: «Как правильно оформлять документы», «Основы делопроизводства», «Наши успехи», «Знаменательные и юбилейные даты».
Значительная часть времени уделяется на исполнение запросов социально-правового характера. В последние 2-3 года организациям и гражданам требуются в основном право устанавливающие документы на домовладения и земельные участки. С начала 2000 года увеличилось количество запросов о размере заработной платы за ряд лет для перерасчета размера пенсий, в связи с новым пенсионным законодательством. Запросы граждан в архиве исполняются по заявлениям, получаемым архивом как непосредственно от заявителей, посещающих архив, так и по почте, в сроки, определенные правилами работы архивов. Если в архиве документов нет, дается разъяснение о том, куда еще можно обратиться. Для исполнения социально-правовых запросов граждан чаще всего используются документы Ядринского районного исполкома, городского и сельских Советов, колхозов, артелей, предприятий. Для наиболее полного удовлетворения потребностей пользователей документной информацией, в том числе организаций, работающих с населением, архив информирует их о месте хранения документов по личному составу. Это позволяет оперативно работать с посетителями и во многом облегчает задачу гражданам в получении копий необходимых документов.
В последние годы, из-за резко увеличивающихся запросов социально-правового характера, архив остро нуждался в дополнительной штатной единице. В мае 2004 года, архив был укомплектован так необходимым персоналом, т.е. была введена должность архивариуса. В настоящее время на этой должности работает Орлова Анастасия Васильевна 1983 года рождения, имеющая среднее специальное образование, окончившая Чебоксарский экономико-технологический колледж по специальности делопроизводство и архивоведение, и получившая квалификацию организатор делопроизводства - архивист. Архивом руководит главный специалист – эксперт Ильина Майя Витальевна, имеющая высшее образование и которая переняла эстафету в 2002 году у начальника отдела Громовой Веры Васильевны, у своей мамы, проработавшей в этой сфере более 15 лет. За долголетнюю и добросовестную работу в органах местного самоуправления Ядринского района Чувашской Республики Громова В.В. награждена Почетной грамотой Федеральной Архивной службы России. Теперь Вера Васильевна - ветеран труда, охотно делится опытом с молодыми специалистами, является верным помощником, инициатором новых идей, выступает в архивном процессе как консультант по указанным в планах темам. В июне 2005 года Ильина М.В. успешно завершила курс обучения в Филиале государственного образовательного учреждения профессионального высшего образования Волго-Вятской академии государственной службы и получила диплом государственного образца профессиональной переподготовки по направлению «Государственное и муниципальное управление».
Архив содержится за счет районного бюджета. Поэтому обеспечение помещениями пригодными для длительного хранения документов, их техническое оснащение, оборудование, охрану, создание других необходимых условий для работы архива осуществляет районная администрация. Архив в своей деятельности тесно сотрудничает с районной администрацией и ее отделами, организациями, учреждениями и предприятиями Ядринского муниципального образования. Вопросами методического обеспечения занимается Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политике и архивного дела Чувашской Республики.
Деятельность районного архива является необходимой составляющей частью деятельности муниципального образования и роль архива в нем весома.
Главный специалист по делам архивов
Ядринской районной администрации М.В.Ильина